Fatturazione elettronica: strumento innovativo di archiviazione digitale della contabilità

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La fatturazione elettronica deve essere considerata come uno strumento innovativo per l’emissione e l’archiviazione digitale della contabilità. Quali sono i soggetti obbligati ad utilizzare la fatturazione elettronica e quali invece quelli esonerati? Come funziona il processo di emissione e archiviazione delle fatture? Cerchiamo di rispondere insieme a queste domande.

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Fatturazione elettronica, i soggetti obbligati e quelli esonerati

La fatturazione elettronica inizialmente è stata fatta scendere in campo solo per i rapporti con la pubblica amministrazione e gli enti pubblici, nonché con le società quotate in borsa, nel 2014. Poi nel 2019 è diventata obbligatoria per buona parte dei professionisti italiani, al fine di riuscire a contrastare in modo efficace l’evasione fiscale, al fine di diventare un paese inoltra sempre più innovativo, tecnologico, al passo con i tempi che corrono.

Esistono delle eccezioni alla regola, dei soggetti che, almeno per il momento, sono esonerati dall’obbligatorietà della fatturazione elettronica. Stiamo parlando di coloro che rientrano nel regime fiscale di vantaggio o nel regime forfettario, gli operatori sanitari, gli agricoltori che rientrano nel regime speciale, le associazioni sportive dilettantistiche con ricavi inferiori a i 65mila euro. C’è da dire però che molti dei soggetti esonerati hanno scelto comunque la fatturazione elettronica anziché quella tradizionale, consapevoli che si tratta di una scelta capace di semplificare la fatturazione in modo importante, di velocizzare i processi ed eliminare alla radice la possibilità di commettere errori, consapevoli che si tratta anche di una scelta ecologica. Sì, perché se le fatture sono in digitale, e non in cartaceo, si elimina il rischio di disboscare intere aree e di inquinare.

Come funziona il processo di emissione delle fatture

L’emissione delle fatture in formato digitale è un processo estremamente semplice. È infatti sufficiente scegliere un software oppure un portale su cui fare affidamento, come ad esempio FatturaPRO e compilare la fattura con i dati necessari. Il software o portale redige la fattura in formato strutturato Xml, formato questo che è stato di recente modificato così da garantire maggiore sicurezza e migliori performance. Dopo la compilazione, il portale provvede alla numerazione in automatico della fattura e al suo invio al Sistema di Interscambio. Il sistema di interscambio, da considerarsi quasi come una sorta di postino, provvede affinché la fattura arrivi al destinatario.

Archiviazione della fattura elettronica

Per legge, le fatture digitali devono essere conservate in modo adeguato. Anche questo è un processo a cui il professionista non deve più pensare. Il software o il portale scelto infatti per l’emissione della fattura, provvede in modo del tutto automatico all’archiviazione dei documenti secondo le normative attualmente vigenti. Al momento di scegliere il software o il portale su cui fare affidamento, consigliamo di cercare di capire per quanto tempo sia prevista l’archiviazione dei documenti. Questo perché alcune realtà offrono un’archiviazione per poco tempo appena, di solito 12 mesi, mentre altre offrono un’archiviazione nettamente migliore, anche per 10 anni. Da ricordare che ovviamente è sempre possibile accedere al proprio personale archivio in consultazione.

Ovviamente software e portali hanno un costo mensile. Con il passare degli anni però anche questo è diventato un settore sempre più concorrenziale. I prezzi quindi non sono eccessivi ed è anzi possibile scovare delle soluzioni estremamente interessanti a costi contenuti.

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